Die Digitalisierung verändert alle Bereiche der Arbeitswelt – und Steuerkanzleien sind davon in besonderem Maß betroffen. Während früher Papierakten, Pendelordner und manuelle Belegprüfung den Alltag bestimmten, haben sich moderne Kanzleien längst auf digitale Arbeitsweisen umgestellt. Diese Veränderung betrifft nicht nur die technische Ausstattung, sondern auch Organisation, Kommunikation und das Selbstverständnis der steuerberatenden Tätigkeit.
Gooßen, Heuermann und Partner zählt zu den Kanzleien, die diesen Wandel aktiv gestalten. Mit einem konsequent digitalen Ansatz sorgt die Partnerschaft für effiziente Arbeitsabläufe, schnellere Reaktionszeiten und eine engere Vernetzung mit ihren Mandanten. Die digitale Kanzleistruktur ist dabei nicht nur ein internes Optimierungsinstrument – sie ist ein zentraler Bestandteil der Beratungsleistung.
Der Wandel zur digitalen Kanzlei
Der Übergang von analog zu digital ist in vielen Kanzleien ein schrittweiser Prozess, der technologische, organisatorische und kulturelle Aspekte umfasst. Im Zentrum steht die Ablösung papierbasierter Prozesse durch digitale Workflows. Dabei werden nicht nur Dokumente eingescannt oder Mails archiviert, sondern Geschäftsprozesse grundlegend neu gedacht.
Moderne Steuerkanzleien nutzen digitale Lösungen, um Mandanten effizienter zu betreuen. Dazu zählen Cloud-Plattformen für den Dokumentenaustausch, digitale Buchhaltungsanwendungen, automatisierte Lohnabrechnungssysteme und elektronische Kommunikation mit Finanzbehörden. Diese Instrumente führen zu einer signifikanten Zeit- und Kostenersparnis – sowohl auf Seiten der Kanzlei als auch der Mandanten.
Bei Gooßen, Heuermann und Partner wurde die Digitalisierung systematisch vorangetrieben. Ziel war es, eine Infrastruktur zu schaffen, die schnelle Bearbeitung, flexible Arbeitsmodelle und höchste Datensicherheit ermöglicht. Dafür wurde in moderne IT-Systeme, sichere Kommunikationswege und umfassende Schulungen investiert.
Digitale Werkzeuge im Kanzleialltag
Der Einsatz digitaler Systeme zeigt sich bei Gooßen, Heuermann und Partner in nahezu allen Bereichen des Kanzleibetriebs. Von der Mandatsanlage über die Belegerfassung bis hin zur digitalen Steuererklärung – sämtliche Abläufe sind heute IT-gestützt. Dabei kommen etablierte Systeme wie DATEV, Unternehmen Online oder digitale Personalakten zum Einsatz.
Ein besonderer Vorteil ist die Integration verschiedener Programme. So können etwa Bankdaten, Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen automatisch verarbeitet werden. Das minimiert Erfassungsfehler und reduziert Rückfragen. Gleichzeitig behalten Mandanten durch Dashboards und Online-Portale jederzeit den Überblick über ihre steuerliche und betriebswirtschaftliche Situation.
Ein Beispiel: Lohnabrechnungen werden elektronisch erstellt und über ein gesichertes Portal direkt an die Mitarbeiter des Mandanten übermittelt. Meldungen an Sozialversicherungsträger und das Finanzamt erfolgen automatisiert. Rückfragen und Korrekturen können digital dokumentiert und schnell bearbeitet werden.
Flexibilität durch Digitalisierung
Ein wesentlicher Vorteil digitaler Kanzleistrukturen ist die Flexibilität – sowohl für Mitarbeitende als auch für Mandanten. Innerhalb der Kanzlei ermöglichen digitale Tools mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur Remote-Zusammenarbeit. Gerade in Zeiten von Homeoffice und Fachkräftemangel ist das ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.
Steuerberater Gooßen und seine Partner nutzen diese Vorteile gezielt, um Fachkräfte zu gewinnen und langfristig zu binden. Durch digitale Prozesse können Arbeitsplätze unabhängig vom Standort gestaltet werden. Das fördert nicht nur die Work-Life-Balance, sondern erhöht auch die Reaktionsgeschwindigkeit bei Mandantenanfragen.
Für die Mandanten bedeutet das: Sie können Unterlagen jederzeit hochladen, Rückmeldungen in Echtzeit erhalten und auf Wunsch auch vollständig papierlos arbeiten. Gerade jüngere Unternehmen, Start-ups oder international tätige Mandanten schätzen diese moderne Form der Zusammenarbeit.
Wesentliche Elemente der digitalen Struktur
- Sichere Cloud-Systeme für Dokumentenmanagement
- Digitales Belegwesen mit OCR-Erkennung
- Automatisierte Schnittstellen zu Banken und ERP-Systemen
- Mobile Zugänge für Mandanten und Mitarbeitende
- Elektronische Signaturprozesse
- Video-Beratung und Online-Terminvereinbarung
Diese digitalen Komponenten werden regelmäßig weiterentwickelt und den Bedürfnissen der Kanzlei sowie ihrer Mandanten angepasst.
Datenschutz und IT-Sicherheit
Mit der Digitalisierung steigen auch die Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Kanzleien wie Gooßen, Heuermann und Partner tragen eine besondere Verantwortung, da sie mit sensiblen Daten arbeiten – etwa Einkommen, Vermögenswerte, Unternehmenszahlen oder Vertragsunterlagen.
Daher wird großer Wert auf sichere Systeme gelegt. Die Kanzlei nutzt zertifizierte Rechenzentren, verschlüsselte Kommunikationswege und regelmäßige Datensicherungen. Zusätzlich erfolgen Schulungen aller Mitarbeitenden im Umgang mit IT-Systemen, Passwörtern und Phishing-Risiken.
Auch die Zusammenarbeit mit Mandanten unterliegt strengen Sicherheitsstandards. So werden etwa Mandantenportale durch Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt und alle Datenübertragungen verschlüsselt. Datenschutz ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch Teil des Qualitätsversprechens.
Digitalisierung als Beratungsinhalt
Die digitale Kompetenz der Kanzlei zeigt sich nicht nur in internen Abläufen – sie wird auch aktiv in die Beratung eingebracht. Viele Mandanten fragen gezielt nach Unterstützung bei der Digitalisierung ihres eigenen Rechnungswesens oder ihrer Personalprozesse. Hier bieten die Berater der Kanzlei Hilfestellung, Empfehlungen zu Softwarelösungen und die technische Anbindung an das System der Kanzlei.
Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren davon. Sie erhalten Unterstützung bei der Auswahl geeigneter Systeme, bei der Umsetzung der Digitalisierung ihrer Buchhaltung und bei der Integration in die steuerlichen Prozesse. So entsteht eine ganzheitliche Lösung – effizient, sicher und aufeinander abgestimmt.
Rigo Gooßen aus Stade begleitet insbesondere Mandanten, die sich in einer digitalen Umstrukturierung befinden oder neue Geschäftsmodelle aufbauen. Sein Ansatz besteht darin, die Digitalisierung nicht als Selbstzweck zu begreifen, sondern als Werkzeug zur Verbesserung von Prozessen, Transparenz und strategischer Steuerung.
Veränderung der Kanzleikultur
Die Einführung digitaler Kanzleistrukturen verändert auch die Kultur innerhalb einer Kanzlei. Prozesse werden transparenter, die Kommunikation direkter und Entscheidungen datenbasierter. Das wirkt sich auf die Arbeitsweise, die Führung und den Mandantenkontakt aus.
Die Kanzlei Gooßen, Heuermann und Partner setzt dabei auf flache Hierarchien, eigenverantwortliches Arbeiten und eine offene Feedbackkultur. Digitale Tools werden nicht nur genutzt, sondern aktiv hinterfragt und verbessert. Junge Mitarbeitende bringen Ideen ein, ältere Kolleginnen und Kollegen geben Erfahrungswerte weiter – eine Kombination, die die Weiterentwicklung fördert.
Darüber hinaus verbessert die Digitalisierung auch das Onboarding neuer Mitarbeitender. Digitale Handbücher, Checklisten, Schulungsplattformen und zentrale Dokumentationen sorgen dafür, dass neue Teammitglieder schnell integriert werden können – unabhängig vom Arbeitsort.
